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General Administrator (総務)　●ハンズオン●フル出社●英語活かせる●グローバル成長企業

職務内容／Job duties ■会社概要 フォルヴィアヘラーは、株式公開企業であり、グローバルに展開する自動車部品サプライヤーです。 世界第7位の自動車技術サプライヤーであるフォルヴィアグループの一員として、革新的な技術と高品質な製品を提供しています。 ヘラージャパン株式会社は、フォルヴィア グループの中核メンバーであるHELLA GmbH & Co. KGaAの日本法人です。2006年の設立以来、最先端の自動車技術を日本市場に提供することに尽力してまいりました。エレクトロニクス、ライティング、ライフサイクルソリューションを専門とし、営業、エンジニアリング、プログラムマネジメント、品質、コーポレートサービスといった強固な基盤に支えられ、革新的な技術とお客様満足の実現を推進しております。 ■当社の魅力、採用背景 当社は、世界的に知られるお客様に向けて、革新的な技術ソリューションを提供している会社です。日本オフィスには約80名の社員がおり、現場ではセールスやエンジニアの業務を担う従業員が常に先端技術に触れる環境で、知識・技術を高め合いながらビジネスを牽引しています。日本市場でのビジネス成長の伴い、ここ数年の間に社員数も増えており、コーポレート部門でも新規採用が出てきております。今回は、オフィス管理業務を担っていただく総務ポジションの募集です。 ■主な業務内容 オフィス管理に関わる総務全般の業務をお任せします。 デイリーの電話対応や発送業務から、オフィスレイアウト変更や移転発生時のハンドリングまで、幅広くご対応いただく想定です。 グローバルな成長企業で、日英でのコミュニケーション力とこれまで培われた対応力を、存分に活かせる環境です。 ■マッチしそうな人材像 ・円滑なオフィス運営のため、関連する幅広い業務にオーナーシップをもって取り組める方 ・マルチタスクが得意で、グローバル且つスピード感のある環境にやりがいを感じる方 ・サポート業務にお強みを持つ、ホスピタリティ志向の方 ■レポート先：Managing Director ■組織体制：総務部のような所属部署はなく、ハンズオンのポジションです。 ■詳細　Job Description ーーーーーーーーーーーーーーーー KEY RESPONSIBILITIES 【メイン業務】 ※現時点で業務量の濃淡はあまりなく、発生したタイミングでご対応いただくものが多いです。 　グローバルチームとの連携が必要なものもあり、日常的に英語使用があります。 　必要なものを進めるバイタリティや対応力を重視するため、経験のないものがあってもご応募可能です。 Travel & Expat Support ●Coordinate and support employee business travel arrangements ●Manage expatriate and inpatriate support processes Facility & Office Management ●Oversee office management, including layout planning and equipment control ●Manage real estate-related matters ●Handle construction and office relocation projects ●Ensure smooth day-to-day office operations Logistics & Procurement ●Manage shipping and logistics coordination ●Handle purchasing of office supplies and related goods Health, Safety & Compliance ●Manage occupational health and safety (OHS) initiatives ●Oversee fire, explosion prevention, and safety compliance measures ●Plan and execute fire drills ●Maintain Business Continuity Plan (BCP) ●Manage company insurance policies IT & Systems Support ●Provide basic IT support (PCs, mobile devices, pocket Wi-Fi) in collaboration with the global IT team Legal & Miscellaneous ●Support legal-related administrative matter 【以下が10％未満で発生します】 Executive & Administrative Support　 ●Provide personal assistant support to the Managing Director and relevant managers, including scheduling, travel arrangements, and documentation preparation ●Handle reception duties and manage incoming phone calls ●Support new employee orientation and onboarding preparation ーーーーーーーーーーーーーーーー SKILLS & COMPETENCIES ●Strong organizational and multitasking skills with the ability to manage multiple priorities ●Excellent communication and interpersonal skills ●Problem-solving ability with a proactive mindset ●Attention to detail and accuracy in administrative tasks ●Confidentiality and professionalism, especially when handling sensitive information ●Project coordination skills (e.g., relocation, construction, safety initiatives) ●Collaboration skills, especially when working with global teams ●Proficiency in MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) ●Adaptability and flexibility in a dynamic work environment   応募資格／Qualifications QUALIFICATIONS ・Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or a related field ・Business-level proficiency in English; Japanese language skills are highly preferred ・Minimum 3-5 years of experience in general administration or office management ・Experience supporting senior management (e.g., MD/Directors) is preferred ・Knowledge of facility management, safety regulations, and compliance practices ・Experience in handling expatriate support and travel coordination is an advantage ・Basic understanding of IT equipment and office systems   待遇／Salary & Benefits SALARY: To be determined based on experience and capability. OTHERS: 1. Performance will be reviewed annually. 2. Transportation expenses for commute (Per company regulations) 3. Five-working-days per week (National holidays/Saturdays/Sundays off) 4. Mobile work followed by the company regulation 5. Social insurance (health, a welfare annuity, the employment and an accident) 6. Annual Leave (Per company regulations)  勤務地／Location 新宿オフィス (週5出社) 新宿御苑前駅近く