コーポレート

シニアエグゼクティブアシスタント/Senior Executive Assistant, Corporate Planning & Governance

職務内容／Job duties 【オリンパスについて】 1950年に世界で初めて胃カメラの実用化に成功してから、医療従事者と共に内視鏡医療の発展に貢献してきました。 世界をリードするメドテックカンパニーとして、私たちは医療従事者の方々と共に、病変の早期発見、診断、そして低侵襲治療に役立つ最適なソリューション・サービスの提供を通じて対象疾患における医療水準の向上に貢献してまいります。 オリンパスは「私たちの存在意義」として掲げる、世界の人々の健康と安心、心の豊かさの実現を目指しています。 ５つのコアバリュー「Patient Focus（患者さん第一）」「Integrity（誠実）」「Innovation（イノベーション）」「Impact（実行実現）」「Empathy（共感）」は、私たちが患者さんの安全や品質を最優先するグローバル・メドテックカンパニーとして成長していくための指針です。 【組織について】 Corporate Planning & Governance（CP&G）は、当社のトップマネジメントにおけるガバナンス体制の全体設計、意思決定プロセス、および運営手続きの管理を担う組織です。具体的には、「Group Executive Committee（GEC）」および各種サブコミッティ／特別セッション、Olympus Leadership Community（OLC）の運営支援に加え、CEOおよびその他のExecutive Officer（EO）、さらにはGlobal Division & Function Headsなど、全社のエグゼクティブステークホルダーとの連携・調整を担います。 【業務内容】 （雇入れ直後 ） ■職務概要 本ポジションは、CP&GのVice President (VP)およびチームをサポートするとともに、Chief Strategy Officer（CSO）が日本に滞在する際にはローカルアドミニストレーションとしての支援も担います。本ポジションは、VP CP&Gが効率的に業務を遂行し、CP&Gの戦略的優先事項および事業上重要なアジェンダに専念できるよう、幅広いアドミニストレーション業務を担当します。 本ポジションで成功するためには、高いアドミニストレーション能力に加え、ステークホルダーマネジメント、プロジェクトおよびイベント／会議の運営管理スキルが求められます。また、急な依頼や変更にも柔軟かつ迅速に対応できる適応力と対応力が重要となります。 ■具体的な業務内容 ・CP&G（日本およびグローバル）のリーダー、ならびに日本出張時のCSOをサポートし、主体的に業務支援を行う ・出張や会議を考慮した効率的なスケジュール管理（カレンダー管理）を行い、会議招集の確認・優先順位付け・調整を行う ・国内および海外出張の手配（会議設定、各種ロジスティクスの調整等）を、各拠点のアドミニストレーション担当者と連携して実施する ・週次・月次・四半期のCP&G関連会議の運営をサポートし、必要に応じてレポート作成や資料作成を行う ・新任リーダーの採用面接プロセスおよびオンボーディングをサポートし、組織図の更新や機密性の高い組織変更情報の管理を行う ・社内向けの定型的および機密性の高いビジネス文書を作成し、正確性を担保したうえで適切に配信する ・CP&G関連の購買申請を作成し、購買部門と連携して手続きを進める ・年間のタレントレビューに向けたスケジュール調整およびアジェンダ作成をサポートする ・Olympusキャンパスを訪問する来訪者の交通・宿泊手配を行い、旅程表を作成・共有する ・各部門またはリーダーから月次レポートを収集し、資料を取りまとめてプレゼンテーションを作成するとともに、適切に保存（例：Teams）および配布する ・部門内および主要会議関連のローカル・リージョナル・グローバル会議・イベントの調整（ケータリング手配、アジェンダ作成、スケジュール管理、会議設定、会場・AV機器手配、宿泊手配、他地域アドミンとの連携等）を行う ・ITベンダーとの窓口として、音声会議・ビデオ会議・携帯電話・メール・iPadなどの通信機器の手配を行い、オンボーディングおよび業務継続を支援する ・新規スタッフのオンボーディングにおいて、必要機器の手配、初期ミーティングの設定、重要連絡先の共有などをサポートする ・オフィス内のリソース配置管理をサポートし、必要に応じてファシリティー部門と連携して、リーダーシップの期待に沿った職場環境を維持する ・その他、必要に応じて関連業務を担当する 【多様性と包摂性】 私たちは、すべての人々、価値観、ライフスタイルを尊重し、公平で温かく受け入れられる職場づくりに深く取り組んでいます。 差別のない包括的な職場環境を推進し、すべての従業員が自分らしく働き、安心して力を発揮できる職場の実現を目指しています。 共感と一体感は当社カルチャーのコアであり、従業員が主体的に貢献し、成長できる力となっています。 オリンパスでご自身の才能を活かしたいとお考えのすべての方からのご応募を、心よりお待ちしております。 （変更の範囲） 会社が定める業務 (テレワークを行う場所を含む) ========================================================= 【Team Overview】 Corporate Planning & Governance (CP&G) is responsible for overall architecture, decision flow and operational procedures of our top management governance. This includes “Group Executive Committee (GEC)” and Sub-Committees/ Special Sessions, Olympus Leadership Community (OLC), managing company-wide executive stakeholders such as CEO and other Executive Officers (EOs), as well as Global Division & Function Heads. 【Role Overview】 (Immediately after hiring) The Sr. Executive Assistant Corporate Planning & Governance (CP&G) role will support the VP of CP&G and the CP&G team – as well as the CSO as local admin when in Japan. This position performs a variety of administrative duties to ensure that the VP CP&G can operate efficiently and free to focus on CP&G`s strategy priorities and business critical priorities. Success in this role requires strong administrative skills, stakeholder management, project and event/ meeting management and the ability to respond to urgent requests and changes in a flexible and responsive manner. 【Key Responsibilities】 ・Proactively looks for opportunities to assist the Leaders (CP&G locally/globally and CSO when traveling to Japan) who they support. ・Optimizes calendar management for travel and meetings. ・Screens and prioritizes incoming calendar events. ・Makes travel arrangements for domestic and more complex international travel by coordinating with administrative support in other locations for meeting bookings, logistics, etc. ・Prepares reports and/or monitors a variety of CP&G efforts as required, including weekly/monthly/quarterly CP&G meetings and associated presentations. ・Supports the interview process and onboarding of new leadership team members and maintains organizational charts and confidential organizational changes. ・Composes routine and confidential business correspondence to staff, ensuring accuracy and correct distribution ・Generates purchase requisitions for CP&G and develops the knowledge of the processes to follows up with key points of contacts in procurement & accounts payable ・Schedules and generates agenda to support yearly talent review calendar ・Supports visitors to Olympus campuses with transportation, lodging and prepares and distributes travel itineraries. ・Gathers monthly reports from function or people leaders, assembles presentations, stores files appropriately (e.g., Teams), and disseminates as needed. ・Coordinates Local, Regional and Global Meetings and Events for the department as well as for GEC/LT/OLC - including arranging catering, creating and maintaining itineraries, agendas, schedules and meeting requests, planning for conference & AV meeting logistics, coordination with meals and hotels as well as coordination with other regional admin support. ・Acts as a liaison with IT vendor to arrange for communications devices e.g., voice conference, video conference, cell phones, e-mail iPads, etc. to ensure successful onboarding and business continuity. ・Supports the onboarding of staff through coordinating all equipment and devices, introductory meetings, important contacts, etc. ・Supports (or owns) the management of the resource layout for the site and communicates with Facilities as required to ensure workspace is professional and meets leadership expectations. ・All other duties as requested. 【Inclusivity】 We are deeply committed to fostering a respectful, fair, and welcoming workplace for all individuals, perspectives, and lifestyles. We believe in fostering a non-discriminatory, inclusive work environment where everyone feels a sense of belonging, in full compliance with legal standards. Empathy and unity are core to our company culture, empowering employees to contribute fully and flourish. We warmly encourage all who wish to bring their talents to Olympus to apply.   応募資格／Qualifications 【応募資格】 ※グローバル会議への対応のため、22時頃まで勤務（目安：2〜3回/月）いただく場合があります。 ※業務に応じて国内出張（目安：１~2回/年）が発生する可能性があります。 ■必須 ・学士号 ・エグゼクティブ層のサポート業務を含む、管理・アドミニストレーション業務の実務経験8〜10年以上 ・PCスキル：Office 365、Microsoft Office（Outlook、PowerPoint、Excel、Word）、SharePoint、Teams、WebExなどの業務ツールを使用した実務経験 ・インターネットおよび各種業務システム（SAP、JDE、Concur等）の使用経験 ・日本語および英語での高いコミュニケーション能力 ■尚可 ・大規模な会議やイベントの運営・調整経験 ・柔軟性が高く、迅速に行動できる方 【求める人物像】 ・細部にまで注意を払える方で、計画力・組織力・時間管理能力を備えている方 ・変化の多いスピード感のある環境において、優先順位の変化に柔軟に対応しながら複数業務を同時に進められる方 ・高い顧客志向を持ち、部門および関係者の課題解決を主体的に支援できる方 ・リーダーがより効率的に業務を遂行できるよう、改善点やサポート機会を主体的に見出せる方（例：Microsoft Outlookや各種MS Officeツールの活用など） ・PowerPoint資料の作成・管理を含む高いITリテラシー ・簡潔かつ的確なコミュニケーション能力（口頭・文書） ・プロジェクトマネジメントスキル ・会議・イベントの企画および運営管理スキル ・ステークホルダーマネジメント能力 ・高い対人関係能力を持ち、チームで協働することに前向きな方 【ポジション】 募集背景：欠員 募集人数：1名 【選考フロー】 ※適性検査の有無、面接回数は求人（職種）により異なりますので、予めご了承ください。 ※本ポジションは選考にあたり英文レジュメのご提出が必須となります。日本語の履歴書・職務経歴書と併せて、ご提出をお願いいたします。 書類選考→面接：2〜3回（ポジションに応じて増える可能性があります） ※面接は基本的にオンラインでの実施です。 ※英語による面接が含まれます。 ========================================================= 【Qualifications】 Required: Education/Experience -Bachelor’s Degree or Associate Degree with commensurate experience. -Minimum of 8-10 years administrative support experience including experience in an executive area. Other -Computer Proficiency e.g., Office 365, MS Office Suite (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint, Teams, etc.), WebEx, Internet, SAP, JDE, Concur. -Web based applications such as SharePoint a plus. -Fluency in Japanese and English -Ability to work at global meeting hours (e,g, till 22:00 pm on Tue-Thu nights) based on Olympus meeting guideline, and travel domestically up to 10% of the time. Preferred: Experience coordinating and managing large-scale meetings and events is preferred. Highly flexible with the ability to respond quickly and take initiative. 【Competency】 ・Detail-oriented with strong planning, organizational and time-management skills ・Must be able to demonstrate agility and multi-task in a very fast-paced environment with shifting priorities ・Must have a strong sense of customer focus with the ability & desire to help the department & our customers to problem solve ・Must have the ability to identify areas in which they can help the leaders in which they support be more efficient (e.g., knowledgeable in our Microsoft Outlook, MS Office Tools, etc.) ・Strong technical aptitude including the ability to create and maintain PowerPoint presentations ・Superior and concise communication skills (both written and oral) ・Project management skills ・Event/ meeting planning & management skills ・Stakeholder management skills ・Strong Interpersonal skills & desire to collaborate in a team environment  待遇／Salary & Benefits 【雇用形態】 正社員（試用期間3ヶ月：待遇の変更はなし） 【勤務時間】 8：45〜17：30 （休憩：昼45分） 標準労働時間8時間 ※フレックスタイム制度あり/コアタイム無し（管理職採用の場合対象外）  ※時短勤務制度・テレワーク勤務・時間外労働あり  ※業務の状況等により変更となる可能性がございます。  【休暇・休日】 ・年間休日：129日（自社カレンダーに応ず） ・有給休暇：20日間の年次有給休暇を付与。 ※その他制度や詳細については以下をご覧ください。 https://www.olympus.co.jp/csr/social/inclusion/japan/?page=csr https://www.olympus.co.jp/csr/social/health-management/?page=csr 【手当/制度】  通勤手当、在宅勤務手当　など 社会保険完備（雇用保険、健康保険、厚生年金、介護保険、労災保険） 確定給付企業年金、確定拠出年金 【福利厚生】※記載の福利厚生については各種規定、条件がございます。 詳細については以下をご覧ください。 https://www.olympus.co.jp/recruit/workstyle/benefit/  https://www.olympus.co.jp/csr/social/health-management/?page=csr  勤務地／Location （雇入れ直後） ■グローバル本社（東京都八王子市石川町2951） 働く場所は在宅・新宿サテライトオフィス・宇津木事業所・シェアオフィス（社外）なども可能です。 *雇用契約はグローバル本社にて締結します。 【受動喫煙対策】事業場内禁煙　 （変更の範囲） 会社の定める場所（テレワークを行う場所を含む）