プロジェクトアシスタント/Project Assistant

事務系

職務内容／Job duties	【オリンパスについて】 1950年に世界で初めて胃カメラの実用化に成功してから、医療従事者と共に内視鏡医療の発展に貢献してきました。世界をリードするメドテックカンパニーとして、私たちは医療従事者の方々と共に、病変の早期発見、診断、そして低侵襲治療に役立つ最適なソリューション・サービスの提供を通じて対象疾患における医療水準の向上に貢献してまいります。オリンパスは「私たちの存在意義」として掲げる、世界の人々の健康と安心、心の豊かさの実現を目指しています。５つのコアバリュー「Patient Focus（患者さん第一）」「Integrity（誠実）」「Innovation（イノベーション）」「Impact（実行実現）」「Empathy（共感）」は、私たちが患者さんの安全や品質を最優先するグローバル・メドテックカンパニーとして成長していくための指針です。【組織について】 CMSO（Chief Manufacturing and Supply Officer）組織は、オリンパスにおける製造・調達・サプライチェーン・製造エンジニアリング・修理といったものづくりに関わる機能を統合・統括する中核組織です。製品開発の初期段階から市場導入、アフターサービスに至るまで、グローバルに統一されたプロセスのもとで一貫したマネジメントを行うことで、医療現場への安定供給と品質向上を実現しています。 CMSOは単なる製造部門にとどまらず、サプライチェーン全体をEnd to Endでつなぎ、変化の激しい市場環境にも柔軟かつ迅速に対応する体制を構築し、部門横断の連携を通じてコスト競争力とレジリエンスを高めると同時に、社会やステークホルダーへの提供価値の最大化を牽引しています。【業務内容】（雇入れ直後）プロジェクトアシスタントは、日本およびグローバルに展開されるトランスフォーメーションプロジェクトの円滑な推進に向けて、管理面およびオペレーション面での重要なサポートを提供します。本ポジションは、ドキュメント管理、コミュニケーション調整、スケジュール管理、会議準備などを通じて、プロジェクトリーダーが効率的に業務を遂行できる環境を整えます。また、部門横断かつ多文化な環境において、プロジェクトマネジメントの標準プロセスの遵守を支援し、関係者間の円滑な情報共有を担います。スピード感のあるプロジェクト運営および多くのステークホルダーとの連携が求められるため、高い調整力、細部への注意力、ならびに日本語での高いコミュニケーション能力が不可欠です。具体的な業務内容は下記となります。・プロジェクト関連ドキュメント（スケジュール、RAIDログ、アクションログ、ステータスレポート等）の維持・更新（20%）・PMOおよびプロジェクトリーダーの会議準備・スケジュール調整の支援（アジェンダ作成、資料取りまとめ、各種調整業務を含む）（20%）・プロジェクト会議の運営支援、議事録作成、およびアクションアイテムに関するフォローアップ（15%）・レポーティング業務のサポート（ダッシュボード、KPI、経営層向けレポートのための情報収集および正確性の担保）（10%）・ステアリングコミッティや各種プロジェクト会議向けのプレゼンテーションおよびコミュニケーション資料作成の支援（10%）・プロジェクト共有フォルダやリポジトリの管理、ドキュメントガバナンスの維持（正確性およびバージョン管理の徹底）（10%）・社内外の関係者とのコミュニケーション調整を通じた情報連携および進捗共有の促進（10%）・必要に応じた購買関連業務の調整、予算管理の補助、ベンダー対応の支援（5%）【ポジションの魅力】・プロジェクトアシスタントとしての実務経験を通じて、将来的にPM（プロジェクトマネージャー）やPMOへのキャリアステップを目指していただけます。・グローバル規模でのERPシステム導入プロジェクトに参画し、国際的かつ大規模なプロジェクト推進プロセスを実務で経験できます。・経営層や多様なステークホルダーと連携しながら、プロジェクトマネジメントの標準手法や実践的なスキルを習得できます。・部門横断・多文化環境での業務を通じて、高度なコミュニケーション力および調整力を磨くことができます。【多様性と包摂性】私たちは、すべての人々、価値観、ライフスタイルを尊重し、公平で温かく受け入れられる職場づくりに深く取り組んでいます。差別のない包括的な職場環境を推進し、すべての従業員が自分らしく働き、安心して力を発揮できる職場の実現を目指しています。共感と一体感は当社カルチャーのコアであり、従業員が主体的に貢献し、成長できる力となっています。オリンパスでご自身の才能を活かしたいとお考えのすべての方からのご応募を、心よりお待ちしております。（変更の範囲）会社が定める業務 (テレワークを行う場所を含む) ========================================================= 【Role Overview】 (Immediately after hiring) The Project Assistant provides essential administrative and operational support to ensure effective execution of regional and global transformation projects. This role enables project leadership to operate efficiently by managing documentation, communication, scheduling, and meeting preparation. Operating within a cross‑functional and multicultural environment, the Project Assistant ensures project management standards are upheld and information flows smoothly between stakeholders. Strong organizational skills, attention to detail, and Japanese language fluency are essential to support a fast‑paced program with significant stakeholder interaction. 【Key Responsibilities】 Maintain and update project documentation including schedules, RAID logs, action logs, and status reports (20%). Support the PMO and project leadership with meeting preparation and scheduling, including agenda creation, materials collation, and logistical coordination (20%). Coordinate project meetings, capture minutes, and follow up with stakeholders on action items (15%). Support reporting cycles by gathering inputs and ensuring accuracy for dashboards, KPIs, and leadership updates (10%). Assist in preparing presentations and communication materials for steering committees and project forums (10%). Maintain shared project repositories, folder structures, and documentation governance for accuracy and version control (10%). Facilitate communication across internal teams and external partners to ensure alignment and timely updates (10%). Assist with procurement coordination, budget tracking, and vendor support activities as required (5%) 【Inclusivity】 We are deeply committed to fostering a respectful, fair, and welcoming workplace for all individuals, perspectives, and lifestyles. We believe in fostering a non-discriminatory, inclusive work environment where everyone feels a sense of belonging, in full compliance with legal standards. Empathy and unity are core to our company culture, empowering employees to contribute fully and flourish. We warmly encourage all who wish to bring their talents to Olympus to apply.
応募資格／Qualifications	【応募資格】 ※本ポジションは選考にあたり英文レジュメのご提出が必須となります。日本語の履歴書・職務経歴書と併せて、ご提出をお願いいたします。必須条件・高等学校卒業以上・アシスタントとしての事務、調整業務、またはプロジェクトサポートの実務経験（1～3年）・日本語：ネイティブまたはそれに準ずるレベル・英語：ビジネスレベル・MS Officeの高い操作スキル・文書作成力および議事録作成スキル・必要に応じて、時差を伴う会議への参加が可能な方・プロジェクト状況に応じて、出張対応が可能な方歓迎条件・経営学または関連分野における短期大学士号または学士号を有する方・国際的／多文化環境での業務経験・会議運営のサポートや、マネジメント層との調整業務の経験【求める人物像】・カスタマーフォーカス：顧客との信頼関係を構築し、顧客中心のソリューションを提供できる力・意思決定力：組織の前進につながる、適切かつタイムリーな意思決定を行う力・戦略的思考：将来の可能性を見据え、それを革新的な戦略へと落とし込む力・アクション志向：スピード感と高いエネルギーを持って、新たな機会や困難な課題に主体的に取り組む姿勢・説明責任の遂行：自身および周囲に対して責任を持ち、コミットメントの達成を徹底する力・自己認識力：フィードバックや内省を通じて、自身の強み・課題を的確に理解し活用できる力・状況適応力：変化する状況に応じて、柔軟にアプローチや行動を調整できる力【ポジション】募集背景：増員募集人数：1名【選考フロー】 ※適性検査の有無、面接回数は求人（職種）により異なりますので、予めご了承ください。 ※本ポジションは選考にあたり英文レジュメのご提出が必須となります。日本語の履歴書・職務経歴書と併せて、ご提出をお願いいたします。書類選考→面接：3回（ポジションに応じて増える可能性があります） ※面接は基本的にオンラインでの実施です。 ※英語での面接が含まれます。 ========================================================= 【Qualifications】 Required: High school diploma required. 1–3 years of administrative, coordination, or project support experience as management assistant. Fluent in Japanese (native or near‑native proficiency required). Fluent in English. Strong MS Office skills. Strong written communication and note‑taking ability. May require occasional participation in meetings across time zones. Occasional travel may be required depending on project needs. Preferred: Associate’s or Bachelor’s degree in Business Administration or related field preferred.  Experience in international/multicultural environments preferred.  Experience supporting meeting organization and leadership coordination desirable.  【Competency】 Customer focus:  Building strong customer relationships and delivering customer-centric solutions.  Decision quality: Making good and timely decisions that keep the organization moving forward.  Strategic mindset: Seeing ahead to future possibilities and translating them into breakthrough strategies.  Action oriented: Taking on new opportunities and tough challenges with a sense of urgency, high energy, and enthusiasm.  Ensures accountability: Holding self and others accountable to meet commitments.  Demonstrates self-awareness: Using a combination of feedback and reflection to gain productive insight into personal strengths and weaknesses.  Situational adaptability: Adapting approach and demeanour in real time to match the shifting demands of different situations.
待遇／Salary & Benefits	【雇用形態】正社員（試用期間3ヶ月：待遇の変更はなし）【勤務時間】 8：45～17：30 （休憩：昼45分）標準労働時間8時間 ※フレックスタイム制度あり/コアタイム無し（管理職採用の場合対象外）  ※時短勤務制度・テレワーク勤務・時間外労働あり  ※業務の状況等により変更となる可能性がございます。  【休暇・休日】・年間休日：129日（自社カレンダーに応ず）・有給休暇：20日間の年次有給休暇を付与。 ※その他制度や詳細については以下をご覧ください。  https://www.olympus.co.jp/csr/social/inclusion/japan/?page=csr https://www.olympus.co.jp/csr/social/health-management/?page=csr 【手当/制度】  通勤手当、在宅勤務手当　など  社会保険完備（雇用保険、健康保険、厚生年金、介護保険、労災保険）  確定給付企業年金、確定拠出年金  【福利厚生】※記載の福利厚生については各種規定、条件がございます。詳細については以下をご覧ください。  https://www.olympus.co.jp/recruit/workstyle/benefit/  https://www.olympus.co.jp/csr/social/health-management/?page=csr
勤務地／Location	（雇入れ直後） ■グローバル本社（東京都八王子市石川町2951）働く場所は在宅・新宿サテライトオフィス・宇津木事業所・シェアオフィス（社外）なども可能です。 *雇用契約はグローバル本社にて締結します。【受動喫煙対策】事業場内禁煙　（変更の範囲）会社の定める場所（テレワークを行う場所を含む）